Accueil · Comment ça marche
Zéro changement pour la mairie.
Pas de matériel, pas de logiciel à apprendre, pas de migration. Un renvoi de ligne, réversible à tout moment. Voici les quatre étapes, du premier appel au compte-rendu du matin.
Le renvoi de ligne conditionnel
La ligne existante de la mairie est renvoyée vers Mairelle uniquement lorsque la mairie est fermée, occupée ou ne répond pas. Aux heures d’ouverture, rien ne change : la secrétaire décroche comme aujourd’hui. L’opération se fait en quelques minutes chez tous les opérateurs, et se désactive tout aussi simplement.
La construction de la base de connaissances
Lors de l’installation — 90 minutes sur place, avec la secrétaire — nous collectons les informations pratiques de la commune : horaires, démarches, contacts, particularités locales. Cette base, indépendante du site web de la commune (souvent inexistant ou obsolète), est la source unique des réponses de Mairelle, complétée par les référentiels officiels nationaux.
L’appel
Mairelle décroche, annonce sa nature d’assistante IA, écoute, répond ou prend un message. Trois règles absolues gouvernent chaque conversation : transparence sur sa nature, aucune décision administrative, et réflexe d’urgence systématique. Au moindre signe de danger pour une personne : « Raccrochez et appelez immédiatement le 15, le 18 ou le 112. »
Le compte-rendu quotidien
Chaque matin ouvré, la secrétaire reçoit la synthèse de tous les appels : qui a appelé, pour quoi, ce qui a été répondu, ce qui attend une action humaine. Elle valide, rappelle, décide. Le pilotage reste humain de bout en bout.
Réversibilité et continuité
Le service se résilie sans préavis technique : la désactivation du renvoi de ligne restitue instantanément la situation antérieure. Aucune donnée de la commune n’est retenue — export complet remis à la mairie, puis effacement.
« Est-ce que c’est lourd pour nous ? » Non. Voici l’inventaire.
Tout le reste — technique, conformité, mises à jour — est porté par le service.
| Étape | Ce que fait la commune | Temps estimé |
|---|---|---|
| Décision d’achat | Bon de commande sous les seuils de dispense. Modèle de décision fourni. | 15 minutes |
| Installation | Une session sur place avec la secrétaire : collecte des informations, activation du renvoi, tests d’appels. | 90 minutes |
| Conformité | Inscription du traitement au registre et information des administrés — avec le kit pré-rempli. | 15 minutes |
| Fonctionnement courant | Lecture du compte-rendu quotidien ; signalement des changements (horaires, événements) par e-mail ou téléphone. | Quelques minutes par jour |
| Sortie du service | Désactivation du renvoi ; export des données remis à la commune, puis effacement. | 10 minutes |
Ce que la commune n’a pas à faire
- Aucun matériel à acheter, aucun logiciel à installer ou à apprendre.
- Aucune modification du standard, du site web ou de l’infrastructure existante.
- Aucune compétence technique requise — le service est conçu pour des communes sans service informatique.
- Aucun engagement de durée : l’abonnement est résiliable à tout moment, la réversibilité est instantanée.
En une phrase : la commune signe un bon de commande, ouvre sa porte 90 minutes, et lit un e-mail chaque matin.
Six termes de l’accueil téléphonique municipal, définis
Le vocabulaire employé sur cette page, expliqué terme par terme — de quoi rédiger une note au conseil municipal ou répondre à un administré sans avoir à paraphraser.
Renvoi d’appel conditionnel
Réglage de la ligne téléphonique qui transfère un appel vers un second numéro dans trois cas seulement : ligne occupée, absence de réponse après plusieurs sonneries, poste indisponible. Il se paramètre chez l’opérateur en quelques minutes, sans matériel, et se désactive aussi vite. Contrairement au renvoi inconditionnel, il laisse la mairie décrocher normalement pendant ses heures d’ouverture.
Standard téléphonique de commune rurale
Dispositif qui reçoit et oriente les appels adressés à la mairie. Dans une commune rurale, ce rôle repose le plus souvent sur une seule personne, la secrétaire de mairie, présente quelques demi-journées par semaine. En dehors de ces créneaux, le standard n’est pas seulement saturé : il n’existe pas. Prix et fonctionnement d’un standard IA en petite commune.
Permanence téléphonique d’une collectivité
Engagement de joignabilité : la garantie qu’un appel adressé à la collectivité obtient une réponse, y compris en dehors des heures d’ouverture des bureaux. Elle se mesure au taux d’appels décrochés et au délai de réponse, pas à l’amplitude horaire affichée sur la porte. Elle peut être humaine, mutualisée entre communes, ou assurée par un accueil automatisé.
Base de connaissances communale
Ensemble des informations pratiques propres à la commune — horaires, démarches, pièces à fournir, contacts des élus, particularités locales — rassemblées dans un référentiel unique qui sert de source aux réponses données au téléphone. Chez Mairelle, elle est constituée sur place avec la secrétaire pendant les 90 minutes d’installation, indépendamment du site web de la commune.
Compte-rendu quotidien d’appels
Synthèse envoyée chaque matin ouvré à la secrétaire de mairie : qui a appelé, pour quel motif, quelle réponse a été donnée, ce qui attend une action humaine. C’est le point de contrôle du dispositif : l’agent reprend la main sur n’importe quel appel, corrige une réponse et enrichit la base de connaissances.
Réversibilité
Capacité à revenir à la situation antérieure sans délai ni coût technique. Pour un accueil téléphonique automatisé, elle tient en une opération : désactiver le renvoi de ligne chez l’opérateur, et la mairie redevient joignable comme avant. Mairelle y ajoute l’export complet des données de la commune, remis à la mairie, puis leur effacement.
Pour aller plus loin : la pénurie de secrétaires de mairie et les solutions qui existent, le cadre RGPD d’un agent vocal en mairie, l’achat sur bon de commande sous les seuils 2026.
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Commençons par mesurer, pas par vendre.
Le diagnostic d’accueil est offert et sans engagement : une semaine de tests, un rapport factuel sous 48 h, qui reste à vous.