Module 1 · Le cœur
Accueil téléphonique 24 h/24
Renvoi de ligne conditionnel — mairie fermée, occupée ou sans réponse — vers le numéro de Mairelle. Elle décroche en moins de deux sonneries, se présente comme l’assistante IA de la commune, répond aux questions courantes, prend les messages, et transmet un compte-rendu quotidien par e-mail à la secrétaire (et, en copie optionnelle, au maire).
En cas d’impossibilité technique du renvoi (standard ancien), le numéro direct de Mairelle devient le numéro d’accueil affiché sur le répondeur, le site et le panneau de la mairie.
Bénéfice mesurable : décrochage porté à 100 % des appels entrants, contre 20 à 30 % constatés avant automatisation dans le précédent municipal de référence.
Module 2
Prise de rendez-vous
Réservation de créneaux (cartes d’identité, passeports, urbanisme, permanences d’élus) sur l’agenda partagé de la mairie, avec rappel systématique des pièces à fournir et confirmation par SMS.
Réduction directe des rendez-vous incomplets, première cause de re-convocation des administrés.
Module 3
Signalements
Voirie dégradée, éclairage en panne, dépôt sauvage : Mairelle ouvre une fiche de signalement structurée, propose à l’appelant d’envoyer une photo par SMS, géolocalise la demande et la route vers l’élu ou l’agent technique compétent, avec suivi de traitement.
Module 4
Comptes-rendus de conseil municipal
À partir d’un enregistrement de séance (consentement du conseil acté en début de mandat, enregistrement suspendu pendant les séances à huis clos), Mairelle livre un projet de compte-rendu structuré, prêt à relire, corriger et valider.
Le document final reste intégralement sous la responsabilité et la signature des élus.
Module 5
Courriers & veille des subventions
Préparation de courriers et d’actes types à partir des modèles officiels ; veille des appels à projets et dotations (DETR, dotations régionales et départementales) avec pré-remplissage des dossiers.
La commune signe ; Mairelle prépare.
Module 6 · Propre à Mairelle
Appels de convivialité
Appels sortants de prise de nouvelles auprès des personnes volontairement inscrites au registre communal des personnes fragiles : plan canicule, grand froid, veille d’isolement. Tout signal préoccupant déclenche une alerte immédiate vers le contact d’astreinte désigné par la mairie.
À notre connaissance, ce module d’attention aux personnes fragiles est aujourd’hui propre à Mairelle.